KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI 

HAKKINDA BİLGİLENDİRME

 

OTD ULUSLARARASI BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ TEKNİK DESTEK ve DANIŞMANLIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (bundan böyle kısaca “OTD” olarak anılacaktır), kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla mümkün olan güvenlik tedbirlerini almaktadır.

 

OTD olarak amacımız; 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu”nu gereğince ve sizlerin memnuniyetini sağlamak doğrultusunda, kişisel verilerinizin alınma şekillerini, işlenme amaçlarını, paylaşılan kişileri, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.

 

Veri güvenliğinin sağlanması için gerekli olan idari ve teknik altyapı kurulmuş olup, düzenli aralıklarla denetlenmekte ve güncellenmektedir. OTD web sitesi tarafından yönlendirilme yapıldığınız (link verilen) diğer internet siteleri bakımından da Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin mevzuat hükümlerinin sizlere sağladığı güvenceleri talep ediniz ve bu sitelerin veri güvenlik politikasını inceleyiniz. OTD; üçüncü kişi durumunda bulunan sitelerin veri güvenliği konusunda bir garanti sunamamaktadır.

 

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Şirketimiz tarafından, Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verileriniz, iş amaçlarıyla bağlı olarak, aşağıda açıklandığı çerçevede kullanılmak, kaydedilmek, saklanmak, güncellenmek, aktarılmak ve/veya sınıflandırılmak suretiyle işlenecektir.  Bu kapsamda Şirketimiz tarafından başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verilerin korunması amacıyla düzenlenen Kanun ve Yönetmelikler gereğince Şirketimiz, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önleme, hukuka aykırı olarak erişilmesini önleme ve muhafazasını sağlama amacıyla, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

 

Bu metnin hedef kitlesi, Şirketimiz çalışanları veya Şirketimize iş başvurusu yapmış olan çalışan adayları dışındaki, Şirketimiz tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişilerdir.

 

Veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verilere, burada belirtilenlerle sınırlı sayıda olmamak üzere aşağıda yer verilmektedir;

İsim, soy isim, T.C. kimlik numarası, adres, telefon numarası, e-posta adresi, imza, fiziksel mekan/güvenlik görüntü kaydı, çağrı merkezi/hizmet kalitesi ses kaydı, banka hesap numarası, cookie kayıtları.

 

A) Veri Sorumlusu ve Temsilcisi                         :

 

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) uyarınca kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak OTD tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanacak ve işlenebilecektir.

 

B) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği ve Hukuki Sebepleri    :

 

OTD tarafından; müşterileri, çalışanları, potansiyel müşterileri, çalışan adayları, iş ortakları ve tedarikçileri gibi taraflardan, kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, müşteri bilgisi, müşteri işlem bilgisi, işlem güvenliği bilgisi, hukuki işlem ve uyum bilgisi ile pazarlama satış bilgisi gibi kategorilerde kişisel veri toplanabilmektedir.

 

Aşağıdakilerle sınırlı kalmamak ve kanun gereklerine uygun olmak kaydıyla toplanan kişisel verileriniz şu şekilde belirtilebilir;

 

• Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri ve/veya temsil ettiğiniz kurum ve kuruluşları faydalandırmak için, Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, pazarlama faaliyetlerinin yapılması, iş geliştirme ve planlama faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi dahil ve fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere gerekli çalışmaların yürütülmesi,
• Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonların yürütülmesi,
• Şirketimizin kullanımda olan lokasyonların fiziksel güvenliğinin ve denetiminin sağlanması,
• İş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) ilişkilerinin kurulması,
• İş ortaklarımız, tedarikçilerimiz veya sair üçüncü kişilerle birlikte sunulan ürün ve hizmetlere ilişkin sözleşme gereklerinin ve finansal mutabakatın sağlanması,
• Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesi,
• Şirketimizin çağrı merkezinin aranması veya internet sayfasının kullanılması ve/veya Şirketimizin düzenlediği eğitim, seminer veya organizasyonlara katılım sağlanması amacıyla işlenecektir,

• OTD ürün ve hizmetlerinin sizlere sunulabilmesi sağlanarak, ürünlerin ücretlendirilmesi ve faturalandırılması, ürünlerin ve hizmetlerin satışı, satın alınan ve/veya kullanılan ürün ve hizmetlerle ilgili talep ettiğiniz işlemlerin gerçekleştirilmesi ve takibinin sağlanması, ürünlerin teslimi, kurulum, bakım, onarım vb. satış sonrası servis hizmetlerinin yerine getirilmesi,
• Gümrük operasyonları, üretim ve/veya operasyonları süreçlerinin planlanması ve icrası, tedarik zinciri yönetiminin planlanması ve icrası, müşteri ilişkileri yönetim süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Çağrı merkezi, resepsiyon hizmetleri, arızalı ürün iadesi, bakım onarım hizmeti, yerinde onarım hizmetleri, müşteri bilgilendirme hizmetlerinin planlanması ve icrası,
• Danışmanlık hizmetleri, Bakım, destek ve raporlama hizmetlerinin planlanması ve icrası,
• Sizlere karşı olan yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, kayıt ve belgelerin düzenlenebilmesi, yerel ve uluslararası yasal mevzuatın öngördüğü bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme, vergi ve sair yükümlülüklere uymak,
• Hizmet ve ürünlerin kalitesinin artırılmasına yönelik yapılacak olan satış ve pazarlama faaliyetleri için yapılacak size özel tanıtım, reklam, kampanya, indirim, fayda, koşul, ücretlendirme, avantajlar ve diğer faydaları sunmak, bunlara ilişkin sizlerle iletişime geçilmesi,
• Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, bu hizmet ve ürünlere ilişkin olarak sizlere gerekli bilgilerin aktarılması amacıyla iletişim kurmak,
• Satış ve pazarlama faaliyetleri için yapılacak trafik ölçümleme, istatistikî analizler, Segmentasyon/profilleme ve CRM çalışmalarını yürütmek,
• Müşteri memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni hizmet ve ürünler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, ürün ve hizmetlere, şikâyet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi vermek,
• Siparişlerinizi almak, ödeme işlemlerinizi gerçekleştirmek, 3. kişiler ile lojistik iş birliği sağlayıp ürün gönderimini sağlamak, ilginizi çekebilecek ürün ve hizmetleri önermek, online davranışsal reklamcılık ve pazarlama, müşteri portföy yönetimi, hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi, iletişim, optimizasyon, denetim, risk yönetimi ve kontrol, promosyon, analiz, ilgi alanları belirleme, skorlama, profilleme, pazarlama, satış, reklam, iletişim,
• Karşılaştırmalı ürün ve/veya hizmet teklifi, modelleme, mevcut veya yeni ürün çalışmaları ve/veya geliştirmeleri, kişisel verilerinizi OTD’ye açıklamanıza konu olan OTD sözleşmelerinde yazılı olan işleri düzenleyen kanun ve ilgili mevzuat kapsamında sizlere sunulacak her türlü ürün ve hizmetlerde kullanılmak,
• Resmî kurumlarca öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak, sözleşmelerin gerekliliklerini yerine getirmek ve bu hizmetlerden faydalanılmasına ilişkin olarak OTD’nin tabi olduğu yasal yükümlülükleri ifa etmek,
• OTD’nin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacı doğrultusunda; OTD tarafından yürütülen finans operasyonları, iletişim, pazar araştırması ve sosyal sorumluluk aktiviteleri, satın alma operasyonları (talep, teklif, değerlendirme, sipariş, bütçelendirme, sözleşme), şirket içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonları, hukuki operasyonları yönetmek,
• Resmi makamlardan veya sizlerden gelen talepleri incelemek, değerlendirmek ve yanıtlamak,

 

amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

 

C) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği    :

 

Toplanan kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak üzere;

 

• OTD’nin iş ortaklarına, hissedarlarına, iştiraklerine,
• Vergi Usul Kanunu, Sosyal Güvenlik Kurumu mevzuatı, Sayıştay, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlara,
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, idari merciler ve yasal mercilere,
• Yurtdışı şirketlerine ve iştiraklerine,
• Danışmanlar, denetçiler, avukatlar ve hizmet alınan diğer üçüncü kişilere,
• Ürün/hizmet karşılaştırma, analiz, değerlendirme, reklam ve yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesinde hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız gerçek veya tüzel kişilere, program ortağı kurum ve kuruluşlara, müşterilerimize gönderdiğimiz iletilerin gönderilmesi konusunda anlaşmalı olduğumuz kurumlara, verilen siparişlerin size teslimini gerçekleştiren kargo şirketlerine 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

 

D) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi                                               :

 

Kişisel verileriniz OTD de, anlaşmalı internet siteleri üzerinden yapılmış olan başvurular, destek hizmeti verdiğimiz/aldığımız sair kurumlar ile her türlü mevzuat veya sözleşme dâhilinde işlem yapılan gerçek ve/veya tüzel kişiler, bayiler, kısa mesaj ve elektronik posta, sesli yanıt sistemi, internet sitemiz, çağrı merkezlerimiz gibi mecralardan sözlü, yazılı veya elektronik ortamda veya ilerde kurulacak/oluşabilecek diğer kanallar başta olmak üzere;

 

OTD tarafından yasal mevzuat çerçevesinde yukarıda belirtilen amaçlarla, sözleşmenin ifası dâhilinde toplanmaktadır.

 

Kısaca kişisel verileriniz OTD tarafından farklı kanallarla ve farklı hukuki sebeplere dayanarak ticari faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla toplanmaktadır. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (b) ve (c) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

 

Kişisel verilerin toplanma ve saklanma yöntemi ise Şirketimizle paylaştığınız kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, ofisler, şubeler, çağrı merkezi, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilir. Kişisel verileriniz elektronik ve/veya fiziksel ortamlarda saklanacaktır. Şirketimiz tarafından temin edilen ve saklanan kişisel verilerinizin saklandıkları ortamlarda yetkisiz erişime maruz kalmamaları, manipülasyona uğramamaları, kaybolmamaları ve zarar görmemeleri amacıyla gereken iş süreçlerinin tasarımı ile teknik güvenlik altyapı geliştirmeleri uygulanmaktadır.

 

Kişisel verileriniz, size bildirilen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydı ile gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri de alınarak işlenecek ve yasal saklama süresince veya böyle bir süre öngörülmemişse işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca saklanacak ve işlenecektir. Bu süre sona erdiğinde, kişisel verileriniz silinme, yok edilme ya da anonimleştirme yöntemleri ile Şirketimizin veri akışlarından çıkarılacaktır.

 

E) Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları       :

 

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda düzenlenen yöntemlerle OTD’ye iletmeniz durumunda OTD talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, OTD tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. KVK Kanunun 13. maddesi gereğince de, veri sorumluları tarafından ilgili kişilerin talepleri ücretsiz olarak karşılanması gerektiği belirlenmekle birlikte, yapılacak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde veri sorumlularınca alınabilecek ücretin belirlenmesi konusunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu yetkilendirilmiştir. Buna istinaden Kurulca hazırlanan ve 10.03.2018 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile; ilgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse 10 sayfaya kadar ücret alınmayacağı, 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabileceği, başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücretin söz konusu kayıt ortamının maliyetini geçemeyeceği belirlenmiştir. Buna göre; OTD tarafından verilecek cevapta on sayfaya kadar ücret alınmayacaktır. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde OTD tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir. İlgili kişinin, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun uygulanmasıyla ilgili talebine konu olan hususta veri sorumlusu hatalıysa, alınan ücretin ilgili kişiye iade edilmesi gerekecektir.

 

 Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

 

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

 

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, 6698 sayılı Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da OTD’ye daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. OTD’nin cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

Başvurunuzda;

• Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
• Talep konunuzun,

 

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir. Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir. İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, OTD tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, OTD kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve kimlik tespitinin yapılması amacıyla istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir. Saygılarımızla,

 

• Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak: OTD ULUSLARARASI BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ TEKNİK DESTEK ve DANIŞMANLIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ      

Atakent Mah. 221. Sokak Rota Office A Blok No: 3 / 1-17 Küçükçekmece/İSTANBUL adresine, e-posta yoluyla başvurularda otd.hukuk@onlineteknikdestek.com adresimize yapabilirsiniz. (Başvuru formuna buradan erişebilirsiniz)